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如何进行企业往来帐款的内部控制与管理

时间:2012-06-02 11:55:20  来源:  作者:

    随着市场经济的发展、竞争的加剧,企业为扩大市场占有率,越来越多地运用商业信用进行促销;然而,市场的信用风险又使得企业间相互拖欠现象越来越严重,造成企业的往来款大量增加。再者,一些企业由于财务及管理的原因,许多不属于往来帐款的其他经济内容,也体现在往来帐款中,往来帐款中包罗万象,其结果也造成往来款的增加。加强往来帐的管理,对减少企业资金的占压,改善企业内部经营管理都十分重要的。
    企业的往来帐款主要包括应收帐款、其他应收款、预付帐款、应付帐款、其他应付款等。按其基本性质可分为两大类:应收款类及应付款类。下面
长沙代理记账就以这两大类分析其日常管理中存在的问题及解决的途径:
    一、往来帐款管理中存在的问题
    1、不定期对帐
    有些企业疏于对往来帐款的管理,不能做到定期与相关单位核对帐目;而欠款企业往往又对债权人的对帐要求持抵触态度。长此以往必然造成往来帐款帐目不清,为今后的催款、清理带来困难。
    2、不定期清理
    有些名存实亡的往来帐款长期挂帐,实际上已成坏帐死帐,而没有进行及时报损、处理。还有已作为坏帐处理的款项,帐款收回时进了帐外小金库,造成往来帐目混乱。
    3、帐款处理不规范
    有些单位利用往来帐调节利润,还有的利用往来帐户为他人转达款项,对无法查清的应收、应付款余额相互对冲。
    往来帐款涉及到企业日常经营及管理活动的各个方面,其中的问题可以反映出企业经营管理中存在的弱点。要解决这些问题,除了加强整个社会的制约机制外。加强企业自身的内部控制尤为重要。
    二、解决的途径
    1、完善内部控制制度。
    往来帐中出现上述问题最主要的原因还在于企业缺乏相应的控制政策及控制程序,或有了这些政策和程序却没有执行。这些政策与程序主要指岗位分离、授权批准、文件记录、预算控制、实物保全等。针对往来帐款中存在的问题,应建立和完善下列相应的控制政策和程序:第一,企业应制定涉及销售与收款的内部控制。也就是企业应制定信用政策,确定信用标准、信用条件及信用政策;销售部门应对赊销客户信用进行调查,及时登记每一客户应收帐款的增减变动情况;财会人员应及时清理应收帐款,定期编制应收帐款帐龄分析表提供给企业负责人、销售部门,以便及时催收;建立应收帐款清收方案。第二,企业应制定涉及其他应收款及预收款的内部控制。第三,企业要制定和有效实施应付帐款的内部控制体制。
    2、加强企业内部的信息沟通。
    往来帐款中问题较多的企业往往在往来帐款的信息沟通方面做得不够。首先,财务人员没有定期向相关人员报送与其业务有关的应收、应付余额、帐龄、风险分析等资料,并且由于企业没有严格执行相关的收款、报销等规定,财务人员也不便于与相关人员就往来帐款清理进度及计划方面进行经常性交流;其次,财务人员也不能做到定期向主管领导汇报往来帐款中存在的问题,并提出风险报告及解决的方案。所有这些都影响往来帐款的管理。
    为此企业管理当局、财务部门、相关业务部门及管理部门应定期进行信息交流与沟通,相互配合,共同做好往来帐的管理工作。
    3、加大内审力度。
    现代内部控制理论认为,企业的内部控制制度不仅包括企业管理当局的指示得以执行的程序、制度,还包括对整个控制活动的监督。而内部监督过程中,内部审计发挥着主要职能。目前企业的内部审计机构由于其定位、人员、独立性、审计范围等原因,还不能充分发挥其内部监督作用,特别是目前企业的内部审计中很少将内部控制制度的测试与监督作为经常性项目,这就无法充分发挥内部审计的作用。
    企业应加大内审的力度,审计机构的设置应保证其独立性和权威性,内审的重点应转向内部控制制度的测试和监督,这样才能保证内部控制制度的有效执行。


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